忙しいのに、業務が進まない。
経営者・部門長の方で、こうした感覚を抱えたことはないでしょうか。
業務自体は、毎日回ってはいる。でも、月末の締めも、請求書発行も、毎月ぎりぎりまでもつれ込む。
「人の問題」だけでは説明がつかない
多くの場合、最初に疑われるのは「人」です。
段取りが悪い。
主体性が足りない。
育成が追いついていない。
ただ、人の判断や努力でカバーしているということは、その時点で、仕組み側がそれを要求している、ということです。
仕組みが、人の判断と努力を前提に組まれている、ということでもあります。
つまり、見るべきは人ではなく、仕事の運ばれ方の側です。
進まない会社で同時に起きている4つのこと
進まない会社では、4つのことが同時に起きています。
1. 判断が多すぎる
手作業や属人作業が多いと、一つひとつで「どうするか」の判断が発生します。
そのたびに、業務は短く止まる。
それが日に何十回と積み重なっていくのです。
2. 判断できる人が偏っている
「これはこの人しか決められない」
これが増えると、判断は一部に集中していきます。
一人に仕事が集まって、周囲は手が空いたまま待つ、ということが起こります。
3. 工程がつながりすぎている
一つの工程が終わらないと、次に進めない。
例えば、シフト作成が終わらないと、現場の配置も決まらない。
一箇所止まると、後ろがすべて止まります。
4. 処理量がそろっていない
前の工程は早いのに、後ろが遅い。
またはその逆。
例えば、受注は毎日入ってくるのに、社内の処理は週単位でしか動かない、というような差です。
この差がある限り、結果として、どこかに必ず仕事の溜まり場ができる。
「忙しい」のではなく「詰まっている」
この4つが重なると、業務は流れません。
ここで重要なのは、「忙しい」のではなく、「詰まっている」ということです。
処理はしているのに、流れていない。
これでは、いくら頑張ったところで前には進みません。
まずやることは、解決策の選定ではありません
この状態を変えるには、いきなり解決策を探してはいけません。
まずやるべきは、
- どこで止まっているのか
- 誰の前で詰まっているのか
- どこに仕事が溜まっているのか
これを把握することです。
地味な作業ですが、ここが見えると「忙しい」という感覚が、「ここが詰まっている」という具体に変わります。
そこから初めて、改善の打ち手が現実的になります。
BitVoyage では、業務の流れを見て、詰まっているところを書き出すところから始めています。
いきなり仕組みを変えるのではなく、小さな改善から積み重ねていくスタイルです。
広島で、無理なく回り続ける状態を一緒につくります。